Formeel en informeel taalgebruik
Register: a letter to the municipality and a message to a neighbour
B1 · Intermediate · ≈ 28 min · setting: Tilburg, Eindhoven
At B1 level, they test not only correctness but also appropriateness. The same thought — “I can’t make it” — sounds like Red het niet, sorry! in a chat, Het komt me even niet uit to a neighbour, and Helaas ben ik niet in de gelegenheid aanwezig te zijn in a letter. This lesson is about switching between these three registers.
1. One thought in three registers
| Informeel | Neutraal | Formeel |
|---|---|---|
| Red het niet, sorry! | Ik kan helaas niet komen. | Helaas ben ik niet in de gelegenheid aanwezig te zijn. |
| Kan het even later? | Kan het iets later? | Zou het mogelijk zijn de afspraak te verzetten? |
| Weet je wat het kost? | Weet u wat het kost? | Kunt u mij informeren over de kosten? |
| Ik snap het niet. | Dat is me niet helemaal duidelijk. | Ik verzoek u dit nader toe te lichten. |
| Doe je het even? | Kun je dit regelen? | Ik zou u willen vragen dit in orde te maken. |
| Thanks! | Bedankt. | Met vriendelijke dank. |
| Informeel | Neutraal | Formeel |
|---|---|---|
| Red het niet, sorry! | Ik kan helaas niet komen. | Helaas ben ik niet in de gelegenheid aanwezig te zijn. |
| Kan het even later? | Kan het iets later? | Zou het mogelijk zijn de afspraak te verzetten? |
| Weet je wat het kost? | Weet u wat het kost? | Kunt u mij informeren over de kosten? |
| Ik snap het niet. | Dat is me niet helemaal duidelijk. | Ik verzoek u dit nader toe te lichten. |
| Doe je het even? | Kun je dit regelen? | Ik zou u willen vragen dit in orde te maken. |
| Thanks! | Bedankt. | Met vriendelijke dank. |
The formal version is almost always longer and often contains te + infinitive or the passive voice. The informal is shorter and uses particles. The difference is not in politeness: a short Kan het even later? is perfectly normal among friends.
2. Characteristics of formal language
| Technique | Informeel | Formeel |
|---|---|---|
| addressing someone | je / jij | u |
| passive voice | We hebben het verstuurd. | Het is verstuurd. |
| noun instead of verb | als je aankomt | bij aankomst |
| te + infinitive | …dat u dit doorgeeft | …dit door te geven |
| formal conjunctions | want, dus | aangezien, derhalve |
| no particles | even, maar, hoor | — (not used) |
| polite zou | Kun je …? | Zou u … kunnen? |
| Technique | Informeel | Formeel |
|---|---|---|
| addressing someone | je / jij | u |
| passive voice | We hebben het verstuurd. | Het is verstuurd. |
| noun instead of verb | als je aankomt | bij aankomst |
| te + infinitive | …dat u dit doorgeeft | …dit door te geven |
| formal conjunctions | want, dus | aangezien, derhalve |
| no particles | even, maar, hoor | — (not used) |
| polite zou | Kun je …? | Zou u … kunnen? |
derhalve — therefore and middels — by means of are very bureaucratic. You need to understand them, but you don't necessarily have to use them yourself: a normal formal letter can easily do without such words.
3. Structure of a formal letter
- Salutation: Geachte heer/mevrouw, — if the name is unknown. Geachte mevrouw De Boer, — if known. In an email to a colleague: Beste Sanne,
- Reason for writing: Ik schrijf u naar aanleiding van uw brief van 12 maart. — further to your letter
- Main point: facts and question. The passive voice is appropriate here: Het bedrag is inmiddels afgeschreven.
- Request: Zou u mij kunnen laten weten of … / Ik verzoek u vriendelijk …
- Closing: Bij voorbaat dank voor uw reactie. — thank you in advance
- Signature: Met vriendelijke groet, — standard. Hoogachtend, — very formal: for official complaints, objections, letters to a court.
Ready-made phrases for letters
Naar aanleiding van uw brief van 12 maart wil ik het volgende opmerken.
Further to your letter of 12 March, I would like to note the following.
Hierbij stuur ik u de gevraagde documenten.
I hereby send you the requested documents.
Zou u mij kunnen laten weten wanneer ik een reactie kan verwachten?
Could you please let me know when I can expect a reply?
Ik verzoek u het bedrag binnen twee weken te corrigeren.
I kindly request you to correct the amount within two weeks.
Bij voorbaat dank voor uw reactie.
Thank you in advance for your reply.
Mocht u vragen hebben, dan kunt u mij bereiken op onderstaand nummer.
If you have any questions, you can contact me at the number below.
4. u or je
Dialoog — Twee keer hetzelfde afzeggen
Alex informs his neighbour and an organisation about the same cancellation.
- Alex → Thijsapp
Hé Thijs, ik red het zaterdag niet. Volgende week wel, oké?
Hey Thijs, I can't make it on Saturday. Next week I can, okay?
het redden — “to manage, to make it”.
- Thijs
Geen probleem, hoor. Laat maar weten.
No problem. Let me know.
- Alex → gemeentemail
Geachte heer/mevrouw, naar aanleiding van de uitnodiging voor de bewonersavond van 14 juni moet ik u helaas melden dat ik niet aanwezig kan zijn.
Dear Sir or Madam, further to the invitation to the residents' evening on 14 June, I regret to inform you that I will not be able to attend.
- Alex → gemeentemail
Zou u mij de notulen kunnen toesturen zodra deze beschikbaar zijn?
Could you please send me the minutes as soon as they are available?
de notulen — “the minutes of the meeting”, always plural.
- Alex → gemeentemail
Bij voorbaat dank. Met vriendelijke groet, A. Berg
Thank you in advance. Yours sincerely, A. Berg
- Gemeente
Geachte heer Berg, hartelijk dank voor uw bericht. De notulen worden na de vergadering gepubliceerd op onze website.
Dear Mr Berg, thank you for your message. The minutes will be published on our website after the meeting.
The passive voice is a hallmark of a formal reply.
5. Common mistakes
Not for a formal letter
Geachte heer/mevrouw, hoi!
✓ In a formal letter
Geachte heer/mevrouw,
Dear Sir or Madam,
Why: Mixing registers in one line is the most noticeable mistake.
Not for a formal letter
Zou u even kunnen bellen, hoor?
✓ In a formal letter
Zou u mij kunnen bellen?
Could you call me?
Why: The particles even and hoor are not used in formal writing.
Not for a formal letter
Ik wil dat u het corrigeert.
✓ In a formal letter
Ik verzoek u het te corrigeren.
I request that you correct it.
Why: “I want you to…” sounds demanding in a letter.
Not for a formal letter
Beste meneer De Boer,
✓ In a formal letter
Geachte heer De Boer,
Dear Mr De Boer,
Why: A formal letter uses Geachte heer … . Beste meneer De Boer is fine for a less formal email.
Not for a formal letter
Groetjes, Alex
✓ In a formal letter
Met vriendelijke groet, A. Berg
Kind regards, A. Berg
Why: Groetjes is for friends. A formal letter ends with Met vriendelijke groet (or groeten) and your initial and surname.
Not for a formal letter
Hoogachtend, tot snel!
✓ In a formal letter
Hoogachtend,
Yours faithfully,
Why: An informal farewell is not possible after the most formal signature.
Woordenlijst
naar aanleiding van
further to, followingformeel
Naar aanleiding van uw brief …
hierbij
hereby, herewithformeel
Hierbij stuur ik de bijlage.
verzoeken
to request (formal)formeel
Ik verzoek u te reageren.
bij voorbaat dank
thank you in advanceformeel
Bij voorbaat dank voor uw reactie.
in de gelegenheid zijn
to be in a position toformeel
Ik ben niet in de gelegenheid te komen.
de notulen
minutes of the meeting
De notulen komen op de site.
het redden
to manage, to make itspreektaal
Ik red het niet voor zes uur.
het komt me niet uit
it is inconvenient for me
Donderdag komt het me niet uit.
toelichten
to clarify
Kunt u dat toelichten?
afzeggen
to cancel (participation)
Ik moet de afspraak afzeggen.
| naar aanleiding van | further to, followingformeel Naar aanleiding van uw brief … |
| hierbij | hereby, herewithformeel Hierbij stuur ik de bijlage. |
| verzoeken | to request (formal)formeel Ik verzoek u te reageren. |
| bij voorbaat dank | thank you in advanceformeel Bij voorbaat dank voor uw reactie. |
| in de gelegenheid zijn | to be in a position toformeel Ik ben niet in de gelegenheid te komen. |
| de notulen | minutes of the meeting De notulen komen op de site. |
| het redden | to manage, to make itspreektaal Ik red het niet voor zes uur. |
| het komt me niet uit | it is inconvenient for me Donderdag komt het me niet uit. |
| toelichten | to clarify Kunt u dat toelichten? |
| afzeggen | to cancel (participation) Ik moet de afspraak afzeggen. |
Which register
In welke situatie past deze zin?
In what situation is this phrase appropriate?
- 1
Red het niet, sorry!
- 2
Helaas ben ik niet in de gelegenheid aanwezig te zijn.
- 3
Zeg maar je, hoor.
- 4
Ik verzoek u het bedrag te corrigeren.
- 5
Kan het even iets later?
Found a mistake or something unclear in this lesson? Send me a note →