Vergaderen en samenwerken

Meetings and collaboration

B2 · Upper intermediate · ≈ 25 min · setting: Haarlem, Amsterdam

Dutch meetings are predictably structured: agenda, discussion, decisions, action points. More than half the words are repeated from meeting to meeting, and knowing a dozen phrases (“ik wil daar iets aan toevoegen”, “laten we dat parkeren”) changes the feeling of work more than another hundred nouns.

Tuesday's team meeting

Tap a highlighted word to see its translation.

Op dinsdag is het teamoverleg. Alex is . Hij stuurde vooraf de rond, met vier . Sanne maakt de .

Het eerste punt is de van het nieuwe project. De komt in gevaar, want de klant reageert traag. 'Moeten we dit ?' vraagt Bas. 'Eerst ik het met de projectleider,' zegt Alex.

Over het nieuwe rooster praten ze al weken. Nu moeten ze echt . Alex zorgt eerst voor : iedereen mag zijn mening geven. Daarna besluiten ze.

Aan het eind volgt de . Anouk vraagt of iemand haar presentatie wil . Sanne zet de op een rij: Bas de planning , Alex aan de directie. Ze een over twee weken.

Words from the text · 17

Show translation (try it without first)

On Tuesday there's the team meeting. Alex is chairing. He sent round the agenda in advance, with four items. Sanne takes the minutes.

The first item is the progress of the new project. The deadline is at risk, because the client is slow to respond. 'Should we escalate this?' asks Bas. 'First I'll coordinate it with the project leader,' says Alex.

They've been talking about the new schedule for weeks. Now they really have to make a decision. Alex first builds support: everyone can give their opinion. Then they decide.

At the end comes any other business. Anouk asks whether someone would read through her presentation. Sanne lists the action points: Bas takes on the planning, Alex reports back to management. They schedule a follow-up meeting in two weeks.

What a meeting consists of

Agenda words

Dutch	English	Comment
de agenda	agenda	sent out in advance, it's not customary to change it on the fly
het agendapunt	agenda item	punt 3 van de agenda
de notulen	minutes	wie maakt de notulen? — the question at the beginning
de actiepunten	action points	who, what, by when
de rondvraag	“any other business” at the end	the last opportunity to say something
het verslag	meeting report	less formal than notulen
de voorzitter	chairperson	monitors time and turns
de deelnemers	attendees	in the invitation — aanwezig and afwezig

Dutch	English	Comment
de agenda	agenda	sent out in advance, it's not customary to change it on the fly
het agendapunt	agenda item	punt 3 van de agenda
de notulen	minutes	wie maakt de notulen? — the question at the beginning
de actiepunten	action points	who, what, by when
de rondvraag	“any other business” at the end	the last opportunity to say something
het verslag	meeting report	less formal than notulen
de voorzitter	chairperson	monitors time and turns
de deelnemers	attendees	in the invitation — aanwezig and afwezig

Rondvraag is not a formality: that's where things that weren't on the agenda surface. If you have something to say, this is your moment.

Verbs for collaboration

What they do in a meeting

Verb	English	Example
afstemmen (met)	to align, to coordinate	Ik stem het even af met Financiën.
terugkoppelen	to report back	Ik koppel volgende week terug.
oppakken	to take on, to pick up	Wie pakt dit op?
uitzoeken	to find out	Ik zoek uit wat het kost.
inplannen	to schedule	Zal ik een vervolg inplannen?
escaleren	to escalate	Als het blijft liggen, escaleren we.
draagvlak creëren	to get buy-in	Zonder draagvlak lukt het niet.
knopen doorhakken	to make a decision	Vandaag hakken we de knoop door.

Verb	English	Example
afstemmen (met)	to align, to coordinate	Ik stem het even af met Financiën.
terugkoppelen	to report back	Ik koppel volgende week terug.
oppakken	to take on, to pick up	Wie pakt dit op?
uitzoeken	to find out	Ik zoek uit wat het kost.
inplannen	to schedule	Zal ik een vervolg inplannen?
escaleren	to escalate	Als het blijft liggen, escaleren we.
draagvlak creëren	to get buy-in	Zonder draagvlak lukt het niet.
knopen doorhakken	to make a decision	Vandaag hakken we de knoop door.

Oppakken and terugkoppelen are the most frequent verbs in a Dutch office. If you've said ik pak het op, you've taken on the task; it's awkward to refuse later.

Phrases

How to join the conversation

Mag ik daar iets aan toevoegen?
May I add something?
A polite opening, always works.
Even terug naar het vorige punt.
Let me briefly return to the previous point.
Ik begrijp het punt, maar ik zie een risico.
I understand the point, but I see a risk.
Acknowledge first, then object.
Zullen we dat even parkeren en er later op terugkomen?
Shall we park that for now and come back to it later?
Om samen te vatten: wij leveren dinsdag aan, jullie reageren donderdag.
In summary: we send it on Tuesday, you reply on Thursday.
A summary at the end is a strong move: it solidifies the agreement.

Gesprek — Actiepunten aan het eind

The last five minutes of the weekly team meeting.

Hanneketeamleider
We hebben nog vijf minuten. Laten we de actiepunten langslopen.
We have five more minutes. Let's go through the action points.
Karim
Ik zoek uit wat de licentie kost en koppel donderdag terug.
I'll find out what the licence costs and report back on Thursday.
Nora
Ik stem de planning af met Financiën, uiterlijk woensdag.
I'll align the schedule with Finance, by Wednesday at the latest.
Hanneketeamleider
En wie pakt de communicatie naar de klant op?
And who will take on communication with the client?
Karim
Dat kan ik erbij doen, mits Nora meeleest voordat het weggaat.
I can take that on too, on condition that Nora reads it through before it goes out.
Nora
Prima. Stuur het me maar dinsdagochtend.
Okay. Send it to me on Tuesday morning.
Hanneketeamleider
Genoteerd. Nog iets voor de rondvraag?
Noted. Anything for any other business?
Nora
Eén ding: de vergaderzaal is volgende week bezet. Ik plan een andere in.
One thing: the meeting room is booked next week. I'll reserve another one.

Lesson vocabulary

de agendapl. agenda's
agenda
Dit staat niet op de agenda.
de notulen
minutes
De notulen komen morgen rond.
het actiepuntpl. actiepunten
action point
de rondvraag
any other business (AOB)
afstemmen
to coordinate, to align
Ik stem het af met de klant.
terugkoppelen
to report back
Ik koppel vrijdag terug.
oppakken
to take on a task
Wie pakt dit op?
inplannen
to schedule
het draagvlak
support, buy-in
de deadline
deadline
De deadline is vrijdag.
escaleren
to escalate
knopen doorhakken
to make the call, to take a decision
de vervolgafspraak
follow-up meeting
meelezen
to read through, to check (a text)
de voortgang
progress

de agendapl. agenda's	agenda Dit staat niet op de agenda.
de notulen	minutes De notulen komen morgen rond.
het actiepuntpl. actiepunten	action point
de rondvraag	any other business (AOB)
afstemmen	to coordinate, to align Ik stem het af met de klant.
terugkoppelen	to report back Ik koppel vrijdag terug.
oppakken	to take on a task Wie pakt dit op?
inplannen	to schedule
het draagvlak	support, buy-in
de deadline	deadline De deadline is vrijdag.
escaleren	to escalate
knopen doorhakken	to make the call, to take a decision
de vervolgafspraak	follow-up meeting
meelezen	to read through, to check (a text)
de voortgang	progress

Found a mistake or something unclear in this lesson? Send me a note →