Polderen op kantoor
- Personages:
- Alex, Nora, leidinggevende Marieke, collega Henk-Jan
Toen Alex een jaar bij zijn bedrijf werkte, had hij een idee. Het team plande het werk nog steeds in grote spreadsheets die per mail werden rondgestuurd, met als gevolg dat niemand precies wist welke versie de juiste was. Alex stelde voor om over te stappen op een online planningssysteem. Hij had het thuis uitgeprobeerd, een korte presentatie gemaakt en zelfs uitgerekend hoeveel uur het team per week zou besparen.
Hij verwachtte dat zijn leidinggevende, Marieke, na de presentatie gewoon zou zeggen: goed idee, we doen het. Of: nee, dat doen we niet. Zo werkte het tenslotte op zijn vorige werk. Maar Marieke zei iets anders. „Interessant voorstel,” zei ze. „Laten we het breder bespreken. Ik plan een overleg in met het hele team.”
Dat overleg werd er niet één, maar drie. In het eerste mocht iedereen zijn mening geven, ook de stagiair. Een oudere collega, Henk-Jan, vond het nieuwe systeem te ingewikkeld. Een collega van de financiële afdeling wilde weten wat het kostte. Weer een ander vroeg zich af of de gegevens wel veilig waren. Alex merkte dat hij steeds ongeduldiger werd. „We praten en praten,” klaagde hij thuis tegen Nora, „maar er wordt niets besloten.”
In het tweede overleg werd er een werkgroep opgericht om de bezwaren te onderzoeken. Alex zat er zelf in, samen met Henk-Jan, de grootste criticus. Tot zijn verrassing bleek Henk-Jan geen tegenstander van verandering te zijn, maar van slechte invoering. Hij had al twee keer meegemaakt dat een nieuw systeem werd ingevoerd zonder dat iemand uitleg kreeg. „Ik wil niet weer drie maanden lang dingen kwijtraken,” zei hij.
Samen bedachten ze een plan dat geen van beiden alleen had kunnen maken: een proefperiode van zes weken met een klein deel van het team, een handleiding van één pagina en elke vrijdag een kwartier om problemen te bespreken. In het derde overleg werd het plan zonder veel discussie aangenomen. Zelfs de collega van financiën stemde in, nadat bleek dat er een goedkopere licentie bestond.
Pas toen begreep Alex wat zijn collega’s bedoelden als ze het over het poldermodel hadden. Het woord komt uit de tijd dat boeren, edelen en steden samen de dijken moesten onderhouden: als één partij niet meedeed, kreeg iedereen natte voeten. Daaruit groeide een cultuur waarin beslissingen pas worden genomen als zoveel mogelijk mensen zich erin kunnen vinden. Dat kost tijd, soms veel tijd. Maar wie meepraat, voert het besluit daarna ook uit.
Een half jaar later werkte het hele team met het nieuwe systeem, en niemand wilde terug. Henk-Jan gaf zelfs de training aan nieuwe collega’s. „Weet je wat het rare is?” zei Alex tegen Nora. „Het duurde drie keer zo lang als ik wilde. Maar het werkt tien keer zo goed als ik had gedacht.”